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2013.11.27(水)

勉強

プレゼンテーション

それっぽいプレゼンを作るために、最低限抑えておきたい4つのこと〈構成の作り方〉

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それっぽいプレゼン構成にするために、最低限 抑えておきたい4つのこと。

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学生でも社会人でも、パワーポイントでプレゼンを作り発表した経験を持つ人は多いと思います。でもプレゼンを作るのって結構難しくないですか?パワーポイントの使い方はマスターしていても、いざプレゼンを作るとなると手が止まって何時間も考え込んだり、そもそもどんな構成にしたらいいのか分からなかったり。そして意外と教えてくれる人はいなかったりします。

 

でもこの記事を読むことで、完璧なプレゼンではなくても、"それっぽい"プレゼンはすぐに作れるようになります。ここではプレゼンを作る上での基礎中の基礎である、構成のやり方について書いているからです(一番大事な骨組みのことです)。ある4つのパターンに話を当てはめるだけで、最低限のプレゼンは完成します。


実際にこのやり方を学生に教えたところ、福岡大学のベンチャー起業論という授業のコンテストで、”優勝”という結果を連続で出しています(年に2回のコンテスト:「対決」「ビジネスプランコンテスト」)。もちろん優勝した理由の1番は、学生達が企業分析の活動で成果を残したからであり、プレゼンの手法は"発表の道具”にしか過ぎません。しかし、その道具を武器として持っているかどうかは、少なからず結果に影響を与えると思います。今回はそんなプレゼンの作り方について、以下で解説していきます。

プレゼン構成の作り方

"問題解決型"のプレゼン構成

今回は"問題可決型"のプレゼン構成について解説します。

そして上の4つが全てです!まず最低限としてこの流れを徹底的に抑えます。それだけでそれっぽいプレゼンは完成。プレゼンを見ていてよく分からなかったりするプレゼンは、大体この構成がぐちゃぐちゃになっていたり、大事な要素が欠けていたりします。もちろん"演出"として、解決案を掴みで最初に持ってくるのもありです。ただし、演出という"テクニック"に目を向けるよりも前に、まずはこの基本の流れを徹底的に頭に入れてください。しかし、簡単に見えるけれど意外とこれが難しい...

まずは構成通りに当てはめてみる

上の図の流れを理解したら、まずは作業として頭の中にある情報をそれぞれの枠に当てはめてみてください(箇条書きでOK)。このようにアウトプットをすることで、情報の整理が出来るようになります。頭の中だけで考えるよりも視覚的に見ることで、新たな気づきや発見が生まれる場合もあります。

この段階で、プレゼンの大まかな流れは何となく見えてくると思います。こうして構成を抑えたら、次に情報の取捨選択をしプレゼンをスマートにします。そして各枠ごとにデザインやストーリー作り演出なども進めます。

注意して欲しいのは、この順番を逆にしないということです。なぜならいくら先に②を作り込んでも、後から時間の都合や展開の都合で構成が変わってしまったら、全てがムダになるからです。いきなり細部にこだわるよりも、まずは大枠の構成から考えましょう。

 

また、②を考えるときは必ず枠ごとにやってください。枠を跨いでしまうとよく分からないプレゼンになってしまいますので注意です(その失敗例は以下で紹介します)。

実は思考の流れ

このプレゼン構成の流れというのは、実は思考の流れとなっています。

ですので構成について完璧に理解しても、何も考えていない・情報を持っていないのにプレゼンを作ることは出来ません。そのためこの構成の考え方をベースとして、調査なり分析を行っていく必要があります。

 

つまり問題解決型のプレゼンを作成するには、問題解決型の行動が先に必要となってきます。その”行動の仕方”がこの4つの構成の順番となるということです

 

よく分からないプレゼンの共通点 - 失敗例

説得力0になっているパターン

以上が構成の作り方ですが、やってみるとこんな人がいるかもしれません。

「あれ?原因追及の枠に当てはめられる情報がないぞ...」つまり、問題発見はちゃんとしているが、その後の展開がすぐに解決案になっている場合です。"問題発見⇒解決案"という流れで原因追及が抜けているという事。実はこれが意外と多かったりします。原因がないのに解決案を示すことは、"思いつき"ということになり説得力が0になってしまいます。

この状況を例えるなら、以下のような感じです。

 

(例1)

 前 提:野球部の少年

 問 題:バットにボールが当たらない。

 解決案:努力が足りない!素振り1000本しろ!(by コーチ)

 

もし本当の原因が以下であるとどうでしょうか?

 

【原因⇒解決案】

①バットの握りが逆 ⇒ 正しい握り方を教える

②ボールを最後まで見ていない ⇒ その事を認識させ、見るトレーニング追加

③フォームが悪い ⇒ フォームを修正し、それを素振りで身につけさせる

④ボールのスピードが速過ぎる ⇒ スピードに慣れさせるトレーニング追加

⑤ボール球を振っている ⇒ 選球眼を身につけるトレーニング追加

 

(例2)

  前 提:マッサージ屋

  問 題:店に客が来ない

  解決案:接客応対が悪いので講習へ

 

【原因⇒解決案】

・周りに競合店があり、しかも安い ⇒ 価格設定とそれに伴うオペレーション変更

・駐車場がなくて客が来れない ⇒ 最低限の駐車場確保・移転

・告知不足 ⇒ 看板設置、DM、チラシ、CM、雑誌広告

・周りに人が住んでいない ⇒ 移転

・下手 ⇒ 教育の追加・経験者の採用

・そもそも現時点で十分な客数 ⇒ 客が増えると逆に困るので現状維持

 

 

 

このようになります。つまり解決案は原因によって変わるということです。

(例1)の場合だと、努力不足が原因ではありません。そんな時に努力不足だからもっと頑張れ、と言った所で打てるようには決してなりません。むしろ更に悪い状態になります。根拠のない根性論は、思考停止と同義語かもしれません。

(例2)でも安易に雑誌広告を出すのではなく、まず原因を調べます。仮に告知不足だとしても、告知媒体として何が適切かは都度検証する必要があります。その後に解決案を出すべきです。

話がまとまっていないパターン

次に、内容がごちゃごちゃしていて、話が上手くまとまっていないパターンです。これは聞いている方は何がなんだか分からないし、実は作ってる方もよく分かっていなかったりします。ただしこれも理由ははっきりしています。

これは最初に述べた4つの構成がバラバラになっている例です。プレゼンを作るときに情報がたくさんありすぎて、その取捨選択が上手く出来ない時にこのようになります。作っている方としては、一応論理的に説明しているつもりですが、話があっちこっちに行っているので、聞き手は理解が出来ません。

 

基本的に1つのプレゼンの中では、4つの構成をバラバラにすることはオススメしません。そして実は聞き手はこの"4つの構成"という存在を知らなくても、無意識頭の中で理解して聞いているものです。つまり人が一番理解しやすい順番がこの4つの構成の流れということです。

失敗例まとめ

最後に復習として今回述べた2つの失敗例を、成功例と比較しながら見ていきます。

まずは”原因追及”が欠けている例です。

次に、4つの構成がバラバラになってしまっている例です。

このように図として見てみると、そこまで難しくないような気がします。しかし、実際に10分とかいう時間を与えられてプレゼンを作ってみると、意外とこのようなミスに陥りがちです。原因は"部分"である各スライドに意識がいき過ぎて、"全体像"が見えなくなっているからです。なので「構成」という考えを常に意識しながらプレゼンを作っていくことがとても大事となります。そしてこれは、プレゼンだけに限らず「論文」などにも当てはまる考え方です。短い文章だと誰でも出来るのに、長い文章になると途端に難しくなるのも、この「構成」という考えがあるかないかが大きく関わってきます。

以上までで、それっぽいプレゼンを作るための手法を説明しました。もちろんこれは

"最低限”抑えるべき内容ですので、まだまだプレゼンは奥が深いです。時間がある時に、

各構成の具体的な内容なども書いて行こうと思います。

 

終わりに

今回プレゼンについて書こうと思ったのには理由があります。最初の方に「学生にプレゼンを教えたらみんな結果を出した」とありますが、この2011年に2回優勝している学生が僕です。そしてこの2つのチームも作りました。ただし、このプレゼン手法を身につけるのには本当に苦労しました。教えてくれる人も、そもそも知っている人すら周りにいなかったからです。必死に悩み続けて、やっと到達したのがこれでした(後で経営用語で言う「観察・分析・判断」と同義語だったと知ります)

 

そして同じ様に周りも苦労していました。最後のゼミにおける後輩のコメントが今でも忘れません「一年間本当に苦しかった」そもそもプレゼン手法を知らないという事は、上で説明したように行動の仕方も知らないということ。単純に知識が不足しているだけなのに、その場合は理由を努力や根性に求めたりしがちです。

 

そんな周りの状況を見ると、こんなイメージが一番合っている気がします。何も見えない真っ暗な道を手探りでゴールを探している、という感じです。怖くて前に進めないのは、根性が足りないからだ!というような。このプレゼン手法は、そのイメージの中で言わば懐中電灯みたいなものです。知ってる人だけが真っ暗な中、道を照らせます。ただし道は複数にあります、正しい道を選べるかどうかは本人の力量次第です。なので後輩達が優勝した時は素直に凄いなと思いました。僕ならあんなに行動出来ないなと。。笑

それと同時に他の人が勝てない理由も明確に分かりました。ほとんどの場合、"原因"が欠けていて数字根拠も弱い。ただ知っているか知らないかです。

 

最後に、プレゼンの教科書的なものがあればもっと楽出来たのになと思ったのでこれを書きました。そんな風に使ってもらえればと思います。またこういったプレゼン構成については、理系の論文などで論理の展開を教わっていなければ、意外と教わる機会がなかったりします。なので一般向けを強く意識して書いています。これらを有効に活用してもらえれば嬉しいです。

 

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